Como controlar o vencimento de alvarás e licenças dos clientes sem depender de planilhas

Quem trabalha em escritório contábil sabe que o problema não é apenas conseguir um alvará ou uma licença para o cliente.

O grande desafio é lembrar quando cada documento vence.

Um cliente pode ter alvará municipal. Outro pode precisar de licença sanitária. Outro possui licença do Corpo de Bombeiros. Dependendo da atividade e do município, ainda podem existir outras autorizações com datas diferentes.

Quando o escritório administra dezenas ou centenas de empresas, acompanhar tudo apenas pela memória, agenda ou planilhas começa a ficar perigoso.

Como controlar o vencimento de alvarás e licenças dos clientes?

O primeiro passo é criar um controle centralizado contendo pelo menos:

- cliente;
- tipo de licença ou alvará;
- data de vencimento;
- situação;
- observações;
- responsável pelo acompanhamento.

O problema é que muitos escritórios acabam distribuindo essas informações entre planilhas, agendas, mensagens e anotações.

É aí que começam os esquecimentos.

Quais documentos precisam ser acompanhados?

Isso depende da atividade da empresa e das exigências de cada município ou órgão responsável.

Entre os documentos que podem exigir acompanhamento estão:

- alvará de funcionamento;
- licença sanitária;
- licença do Corpo de Bombeiros;
- licenças ambientais;
- autorizações municipais;
- certificados;
- registros específicos da atividade.

Nem todos os clientes terão todos esses documentos.

Por isso, o ideal é controlar os vencimentos individualmente para cada empresa.

O problema da planilha de vencimentos

A planilha pode funcionar quando o escritório possui poucos clientes.

Mas conforme a carteira aumenta, começam alguns problemas:

- é necessário abrir a planilha constantemente;
- alguém precisa conferir as datas;
- informações podem ficar desatualizadas;
- vários funcionários podem trabalhar em versões diferentes;
- um vencimento pode passar despercebido;
- o controle fica separado das demais rotinas do cliente.

Imagine um escritório com 100 clientes.

Se cada cliente possuir dois ou três documentos que precisam ser acompanhados, rapidamente teremos centenas de datas diferentes para controlar.

Centralize os vencimentos dos clientes

Uma alternativa é utilizar um sistema que concentre essas informações junto das demais rotinas do escritório.

O FiscalMEI possui uma área de vencimentos justamente para ajudar nesse controle.

Você pode cadastrar os vencimentos relacionados aos clientes e consultar as próximas datas diretamente na plataforma.

Assim, o escritório passa a ter um local único para acompanhar essas informações.

Controle de alvarás e licenças dentro do FiscalMEI

No FiscalMEI, o contador pode utilizar o controle de vencimentos para registrar documentos que precisam ser acompanhados.

Por exemplo:

Cliente: Mercado Exemplo

Documento: Alvará de Funcionamento

Vencimento: 15/03/2027

Depois:

Cliente: Mercado Exemplo

Documento: Licença Sanitária

Vencimento: 30/06/2027

Dessa forma, o vencimento deixa de ficar perdido em uma anotação ou planilha separada.

Ele passa a fazer parte da rotina daquele cliente dentro do sistema.

Por que isso é importante para o escritório contábil?

Um vencimento esquecido pode gerar uma situação bastante desagradável.

O cliente normalmente espera que o escritório o ajude a acompanhar suas obrigações e documentos.

Mesmo quando determinada renovação depende do próprio empresário, ter o vencimento registrado permite ao contador avisá-lo com antecedência.

Além disso, centralizar essas informações facilita a organização da equipe.

Qualquer pessoa autorizada que acessar o sistema pode verificar o que está próximo do vencimento.

Alvará vencido: como evitar?

Uma rotina simples ajuda bastante.

Cadastre o vencimento assim que o documento for emitido ou renovado.

Não espere chegar próximo da data para registrar.

Sempre que receber um novo documento do cliente:

1. confira a validade;
2. registre a data de vencimento;
3. identifique qual documento está sendo controlado;
4. mantenha o cadastro do cliente atualizado.

Essa pequena rotina reduz bastante a possibilidade de esquecer uma renovação.

Controle de vencimentos não precisa ficar separado das outras tarefas

Esse é justamente um dos objetivos do FiscalMEI.

O FiscalMEI não substitui o seu sistema contábil.

Ele complementa a rotina do escritório reunindo em um mesmo ambiente diversas informações que normalmente ficam espalhadas.

Além do controle de vencimentos, o contador pode utilizar a plataforma para acompanhar tarefas, obrigações, limites do MEI, faturamento e outras rotinas dos clientes.

Tudo online e disponível na nuvem.

Experimente o FiscalMEI

Se hoje você controla alvarás e licenças utilizando planilhas, agenda ou anotações, vale conhecer uma forma mais organizada de acompanhar essas datas.

No FiscalMEI você pode começar gratuitamente e cadastrar seus primeiros clientes para testar o sistema na prática.

Organizar vencimentos parece uma tarefa pequena.

Mas quando o escritório começa a crescer, ter essas informações centralizadas pode evitar esquecimentos e facilitar muito a rotina da equipe.